Dit privacybeleid beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens in de mobiele app Whenride Chauffeur (Android en iOS). Whenride is een product van Gemware (KVK 70058040), gevestigd aan de Westhavenkade 7, 3131 AB Vlaardingen, Nederland. Laatst bijgewerkt op 31 augustus 2026.
Voor wie is deze app bedoeld
Whenride Chauffeur is een zakelijke app voor chauffeurs van vervoerders en zorgorganisaties die met het Whenride-planningssysteem werken. U logt in met een account dat u van uw organisatie ontvangt; de app kent geen openbare registratie en is niet bruikbaar zonder zo'n account.
Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
De organisatie waarvoor u rijdt bepaalt welke gegevens worden verwerkt en waarom, en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Gemware levert de Whenride-software en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van die organisatie, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens verwerken wij
- Accountgegevens: gebruikersnaam, voor- en achternaam, tussenvoegsel, e-mailadres, telefoonnummer(s), team, rollen en accountstatus
- Roostergegevens: opgegeven beschikbaarheid, ingeroosterde diensten en het door u gekozen voertuig
- Ritgegevens: aan u toegewezen ritten met tijden, op- en afstapadressen, gegevens van passagiers (zoals naam en meegevoerde hulpmiddelen of bagage), ritstatus, betaalwijze en ritnotities
- Locatiegegevens: de positie van uw toestel (breedtegraad, lengtegraad, hoogte, nauwkeurigheid, richting en snelheid) met tijdstempel
- Technische gegevens: het apparaattoken voor pushmeldingen (Firebase Cloud Messaging), app-versie, IP-adres en logbestanden
Locatiegegevens en gebruik op de achtergrond
- De app vraagt uw toestemming voor locatie en verzamelt locatiegegevens alleen zolang u bent ingelogd. Elke 15 seconden wordt uw positie doorgestuurd naar het planningssysteem van uw eigen organisatie.
- De app gebruikt ook locatie op de achtergrond. Dat is nodig omdat een chauffeur tijdens het rijden het scherm uit heeft of de app niet op de voorgrond staat, terwijl de planning de rit moet kunnen volgen.
- Uw organisatie gebruikt deze positie om ritten te volgen, aankomsttijden te bepalen, de dichtstbijzijnde chauffeur aan een rit toe te wijzen en om te weten waar een chauffeur is bij problemen onderweg.
- Locatiegegevens worden niet gebruikt voor advertenties, niet verkocht en niet gedeeld met partijen buiten uw eigen organisatie en onze hostingpartij.
- Zodra u uitlogt, stopt de app met het versturen van locatiegegevens. U kunt de toestemming op elk moment intrekken via de instellingen van uw telefoon; de app blijft dan werken, maar uw planning kan uw positie niet meer zien.
Waarvoor gebruiken wij uw gegevens
- Het inplannen van diensten en het toewijzen en uitvoeren van ritten
- Het tonen van uw rooster en ritgegevens en het bijwerken van de ritstatus
- Het sturen van pushmeldingen over nieuwe of gewijzigde ritten en diensten
- Ondersteuning, foutopsporing, beveiliging en het voorkomen van misbruik
- Het voldoen aan administratieve en wettelijke verplichtingen van uw organisatie
De grondslagen hiervoor zijn de uitvoering van de overeenkomst tussen u en uw organisatie, het gerechtvaardigd belang bij een veilige en efficiënte ritafhandeling, en voor het uitlezen van locatie de toestemming die u in het besturingssysteem van uw toestel geeft.
Delen met derden
- Google Ireland Limited, voor het afleveren van pushmeldingen via Firebase Cloud Messaging
- De hostingpartij van de Whenride-servers, die de gegevens binnen de Europese Unie opslaat
- De planners en beheerders van uw eigen organisatie
Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering. Als een verwerking toch een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens
Uw organisatie stelt de bewaartermijnen vast. Zonder afwijkende afspraak hanteren wij:
- Locatiegegevens: maximaal 12 maanden na de rit
- Rit- en roostergegevens: 7 jaar, wegens de wettelijke administratieplicht van de vervoerder
- Accountgegevens: zolang uw account actief is, plus maximaal 12 maanden daarna
- Loggegevens: 1 jaar
Beveiliging
Al het verkeer tussen de app en de Whenride-servers verloopt over versleutelde verbindingen. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en gegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers van uw eigen organisatie en voor beheerders van Gemware voor zover dat voor onderhoud en ondersteuning nodig is.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van uw gegevens, het recht van bezwaar en het recht op overdraagbaarheid. Dien uw verzoek in bij uw eigen organisatie, of stuur een bericht aan info@whenride.com; wij verwijzen u dan door naar de juiste verantwoordelijke of handelen het verzoek namens die organisatie af. Wij reageren binnen 30 dagen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Account en gegevens laten verwijderen
Uw account wordt beheerd door uw organisatie. Een verzoek tot verwijdering van uw account en de daaraan gekoppelde persoonsgegevens kunt u indienen bij uw planner of beheerder, of via info@whenride.com. Gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren wij tot die termijn verstrijkt.
Kinderen
De app is uitsluitend bedoeld voor professionele chauffeurs en is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar.
Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
Contact
Gemware / Whenride Westhavenkade 7 3131 AB Vlaardingen, Nederland info@whenride.com 06 13 84 68 66 KVK 70058040